Zatrudnienie cudzoziemca: procedura zezwoleniowa i oświadczeniowa

Zatrudnić cudzoziemca jest zadaniem całkiem do wykonania, chociaż niewątpliwie wymaga nieco więcej wysiłku, niż zatrudnienie rodaka. W sytuacji, kiedy osoba, która wydaje się Tobie najbardziej odpowiednią do wykonywania pracy w Twojej firmie, akurat okazuje się obcokrajowcem, wysiłek ten, oczywiście, ma sens. Opiszemy, jak wyglądają w takim przypadku niezbędne formalności.

Pierwszy krok – upewnij się w legalności pobytu

W tym artykule będziemy mówili o sytuacjach, kiedy Twój kandydat już znajduje się na terenie Polski. Bo sprowadzenie cudzoziemskiego pracownika z jego kraju ojczystego do Polski – to sprawa jeszcze bardziej skomplikowana.

Jakie dokumenty powinna posiadać osoba z poza naszego kraju, aby w ogóle ubiegać się o pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej? Są to tak zwane dokumenty pobytowe, zalicza się do nich:

• Karta pobytu – plastikowa karta, wizualnie bardzo podobna do naszych dowodów osobistych, ma określony termin ważności, na który musisz zwrócić uwagę. Posiadają takową cudzoziemcy, którzy już przynajmniej od kilku miesięcy przebywają w kraju. Jeśli karta pobytu została wydana z tytułu poprzedniej pracy obcokrajowca, to po zatrudnieniu u Ciebie ta osoba będzie musiała załatwić sobie nowe zezwolenie na pobyt i nową kartę pobytu – z uwzględnieniem zmiany pracy.
• Paszport biometryczny – dla obywateli państw, z którymi Polska ma umowę o ruchu bezwizowym. W takim przypadku pobyt jest legalny w ciągu 90 dni od dnia przekroczenia granicy polskiej. Dotyczy to, na przykład, Ukraińców, Gruzinów, Serbów, Mołdawian, Macedończyków, Albańczyków, chociaż na nich lista się nie kończy. Rozumie się, że sam paszport musi mieć ważność, której termin zawsze jest wskazany na pierwszej stronie, tej ze zdjęciem oraz innymi podstawowymi danymi.
• Wiza – zazwyczaj jest umieszczana w paszporcie lub innym dokumencie podróży – w postaci naklejki, stempla lub wpisu. Wiza zawsze ma określony termin ważności, a więc formalności, związane z zatrudnieniem, trzeba zdążyć załatwić przed jego upływem.

Każdy z wymienionych dokumentów daje cudzoziemcowi prawo do pobytu, ale nie zawsze do pracy – i wtedy musisz jako pracodawca uzyskać dla niego zezwolenie na pracę od wojewody. Wszakże musisz dokumenty pobytowe zeskanować lub skserować i zachować u siebie na cały czas zatrudnienia obcokrajowca.

Drugi krok – sprawdź, czy kandydat do pracy musi mieć zezwolenie na nią

W przypadku ruchu bezwizowego i posiadania przez cudzoziemca jedynie paszportu biometrycznego zazwyczaj musi. Ale są wyjątki, jak na przykład obywatele państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, a także ich małżonkowie i niektóre inne członkowie rodziny.

Natomiast poszczególne rodzaje wiz i kart pobytu pozwalają na zatrudnienie bez uzyskania dodatkowo zezwolenia na pracę.

Kiedy wiza jednocześnie uprawnia do podjęcia pracy

Jeśli wiza (krajowa D lub schengenowska C) ma oznaczenie „cel wydania 05a”, to nie ma potrzeby uzyskania zezwolenia na pracę, natomiast trzeba złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. O różnicach między tymi rodzajami uprawnień – zezwoleniem a oświadczeniem – porozmawiamy dalej.

Natomiast cel wydania 05b czy 06 wymagają jednak zezwolenia. Są także oznaczenia, które wręcz uniemożliwiają legalną pracę cudzoziemca: 01 i 20. Jest jeszcze wiele kodów do celów wydania wiz, zasadniczo pozwalających na zatrudnienie cudzoziemca, konieczne będzie jednak uzyskanie zezwolenia na pracę dla niego.

Kiedy karta pobytu (i zezwolenie na pobyt) pozwala także na pracę

Aby sprawdzić to, musisz uważnie zbadać nie tylko kartę pobytu, ale także decyzję wojewody o udzieleniu zezwolenia na pobyt, na podstawie której tę kartę wydano. Nie potrzebują zezwolenia na pracę cudzoziemcy, którzy posiadają:

• zezwolenie na pobyt stały lub rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej;
• zgodę na pobyt tolerowany lub ze względów humanitarnych;
• status uchodźcy albo osoby zakwalifikowanej do ochrony czasowej lub uzupełniającej;
• Kartę Polaka;
• jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.

Są jeszcze niektóre kategorie posiadaczy kart pobytu, dla których nie jest wymagane zezwolenie na pracę z tytułu:

• wykonywania określonego zawodu (na przykład, lekarz, nauczyciel języków obcych);
• przebywania w związku małżeńskim z obywatelem Polski, państwa z UE;
• wydania zezwolenia na pobyt z tytułu połączenia z rodziną.

Inne wyjątki w zatrudnieniu cudzoziemca (czyli bez zezwolenia)

Atrakcyjny dla pracodawców wyjątek stanowią obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Federacji Rosyjskiej oraz Ukrainy. Nie musisz zdobywać dla nich zezwolenia pod warunkiem, że w ciągu roku pracują na terytorium Polski tylko 6 miesięcy, czyli na podstawie umowy o pracę o charakterze tymczasowym (ale nie sezonową). Wtedy zatrudnienie cudzoziemców odbywa się na podstawie oświadczenia.

Jednak jeśli po upływie 6 miesięcy będziesz chciał na dłużej zostawić u siebie cudzoziemca, wykonującego pracę w Twoim zakładzie, konieczne będzie uzyskanie zezwolenia. Ale zazwyczaj w takim przypadku jest tak, że to sam cudzoziemiec składa wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę na Twoją rzecz – tak zwane jednolite. Aczkolwiek z Twojej strony będzie potrzebował wypełnienia paru dokumentów.

Wyjątków jest tak naprawdę dużo, a przepisy, jak wiesz, raz na jakiś czas się zmieniają. A więc najpełniejszą listę przypadków, w których możesz zatrudnić cudzoziemca, nie ubiegając się o wydanie zezwolenia, znajdziesz na gov.pl.

Trzeci krok – złożenie wniosku o zezwolenie na pracę

Jeśli jednak Twój kandydat nie trafił ani do jednej ulgowej kategorii, trzeba będzie postarać się o wydanie zezwolenia:

1. Uzyskać od starosty zaświadczenia o niemożliwości zaspokoić zapotrzebowanie Twojej firmy za pomocą kadry polskiej. W tym celu zamów test rynku pracy, zgłaszając swoją ofertę do powiatowego urzędu pracy. Potrwa to 14 do 21 dni. Oczywiście, wydać takie zaświadczenie starosta będzie mógł tylko przy niepodjęciu pracy w Twojej firmie przez osobę z bazy zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy.
2. Razem z informacją od starosty złożyć wniosek o zezwolenie na pracę do urzędu wojewódzkiego – na co najmniej 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia pracy. Wniosek musi zawierać takie dane jak typ umowy, stanowisko, wynagrodzenie, data rozpoczęcia i data zakończenia umowy.
3. Jeśli chcesz zatrudnić cudzoziemca wykonującego pracę sezonową, to wniosek o odpowiednie zezwolenie składasz do PUP.

Na wydanie zezwolenia na pracę czeka się maksymalnie do pary miesięcy, przynajmniej jeśli chodzi o zezwolenie typu A, czyli na pracę na rzecz podmiotów, których jakakolwiek forma zorganizowanej działalności znajduje się na polskich terenach. Ale istnieją także inne typy, na przykład B – dla obcokrajowca, którego praca polega na pełnieniu funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową.

Inne typy zezwoleń będą potrzebne, jeżeli cudzoziemiec będzie pracował u pracodawcy zagranicznego:

• C – takiego, który delegował pracownika do zakładu podmiotu zagranicznego w Polsce na okres ponad 30 dni;
• D – takiego, który nie ma w Polsce zakładu ani innej formy zorganizowanej działalności – na przykład, w celu realizacji usługi eksportowej;
• E – dotyczy cudzoziemca, wykonującego pracę na rzecz firmy zagranicznej i delegowanego do Polski na okres ponad 3 miesiące.

Czwarty krok – podpisanie umowy

Zatrudnienie cudzoziemców znajduje się pod nadzorem między innymi Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Wymaga zachowania równych warunków pracy i wynagrodzenia dla obcokrajowców i Polaków. Ta zasada dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę zarówno na umowę o pracę, jak i umowę zlecenia.

Aby zatrudnić cudzoziemca, musisz przed podpisaniem umowy dostarczyć mu jej tłumaczenie na zrozumiały dla niego język.

Wpis do ewidencji oświadczeń VS wydanie zezwolenia na pracę

Jeśli sytuacja Twojego kandydata nie przewiduje pracy na podstawie zezwolenia, a w zasadzie pozwala mu podjąć pracę w Polsce, to musisz jedynie złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – do PUP. Do oświadczenia trzeba dołączyć także:

• potwierdzenie wpłaty opłaty skarbowej (30 PLN);
• dowód tożsamości pracodawcy;
• zaświadczenie o niekaralności pracodawcy (starosta odmawia rejestracji oświadczenia, jeśli pracodawca wcześniej był karany za przestępstwa w zakresie zatrudniania cudzoziemców, a także w przypadku niektórych innych przestępstw, w tym opisanych w Kodeksie Karnym);
• kopię jakiegokolwiek ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca.

Samo oświadczenie powinno zawierać następujące informacje:

• miejsce pracy;
• zawód (stanowisko);
• odpowiednią do stanowiska i samej działalności pracodawcy podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej;
• daty rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• wysokość wynagrodzenia brutto;
• rodzaj umowy;
• dane pracodawcy;
• dane zatrudnianego cudzoziemca.

Jak długo się czeka na decyzję powiatowego urzędu pracy

PUP rozpatruję sprawę w terminie od 7 dni roboczych w normalnym przypadku do 30 dni w razie konieczności dodatkowych wyjaśnień. Po upływie terminu pracownik urzędu:

• albo dokonuje wpisu Twojego oświadczenia do ewidencji i wydaje Ci tego potwierdzenie, które służy podstawą legalnego zatrudnienia;
• albo wydaje decyzję odmowną, wzbraniającą Ci zatrudnienia cudzoziemca.

Przyczyny odmowy rejestracji oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oprócz wcześniej wspomnianych przestępstw z przeszłości pracodawcy, odmowa możliwa, jeśli:

• istnieją dowody na to, że oświadczenie jest fałszywe, a cudzoziemiec wykorzysta go w zupełnie innym celu niż opisana w nim praca;
• pracodawca nie posiada środków na spełnienie zobowiązań, związanych z zatrudnieniem;
• pracodawca nie prowadzi działalności, która by uzasadniała zatrudnienie;
• pracodawca zalega podatki, składki na ubezpieczenie społeczne itd.

Po rejestracji – śmiało do legalnej pracy!

Jak i w przypadku zezwolenia, po rejestracji oświadczenia musisz podpisać z zatrudnianym cudzoziemcem umowę. Jej treść powinna być zgodna z treścią oświadczenia i poprzednio przetłumaczona na język, w którym potrafi się porozumieć pracownik (jeżeli nie da rady zrozumieć jej w całości po polsku).

Nie później niż w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy zgodnie z umową – poinformuj PUP pisemnie, jeżeli cudzoziemiec faktycznie nie podjął pracy. Jeśli tego nie zrobisz, poniesiesz odpowiedzialność i możesz mieć kłopoty z zatrudnieniem cudzoziemców w przyszłości. W razie, gdy Twój pracownik podjął pracę w ciągu tych pierwszych 7 dni określonego w umowie terminu zatrudnienia, to też musisz o tym zawiadomić urząd pracy – tegoż samego dnia.

Także w ciągu 7 dni musisz zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych. I w całej reszcie kwestii, związanych z zatrudnieniem, masz obowiązek traktować osobę zatrudnioną o pochodzeniu obcym na równi z polskimi pracownikami. Takie są przepisy, tak właśnie wygląda praca cudzoziemca, legalna w rzeczywistości, a nie tylko na papierach. I do tego właśnie dążymy – jako agencja pracy, jako część społeczeństwa polskiego i jako obywatele kuli ziemskiej.

Pomożemy zatrudnić cudzoziemca

Mamy nadzieję, że przygotowane przez nas materiały poradnikowe pomogą Ci zatrudniać pracowników bez granic. W przepisach jest naprawdę dużo niuansów, których opanowanie wymaga wnikliwej analizy i – co z tego wynika – czasu. Na szczęście, urzędy w miarę chętnie udzielają też informacji w tym zakresie zainteresowanym pracodawcom. W każdym razie wyjaśnienie szczegółów i – jeszcze bardziej – oczekiwanie na procedury i decyzje to też zasoby czasowe, które, jak wiesz, w biznesie przekładają się także na koszty.

Dlatego zachęcamy Cię do kontaktu i współpracy z nami. Zapewnimy maksymalne skrócenie czasu od powstania Twojej decyzji o zatrudnieniu osoby spoza Polski do momentu faktycznego rozpoczęcia pracy. Dokładamy starań do promocji zatrudnienia cudzoziemców ze Wschodu. Pracownicy z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, Kazachstanu i wielu innych wschodnich krajów wiążą z pracodawcą zagranicznym nadzieje na polepszenie jakości życia, a czasami wręcz na ocalenie, więc są bardzo zmotywowani do pracy. Staramy się, aby każda strona w tej współpracy zrealizowała swoje wartości.

Wierzymy, że Twoje wartości są podobne do naszych, i że razem zdołamy kryzysy, które nieuchronnie powstają w czasie wielkich globalnych zmian ekonomiczno-politycznych. Jeśli też tak myślisz, to zadzwoń do nas albo zamów rozmowę, numer telefonu oraz przycisk zamawiania rozmowy znajdują się w prawym górnym rogu strony.